Comment j’organise mon agenda avec les blocs de temps

Aaah ça faisait longtemps que je n’avais pas fait un billet sur l’organisation 😁. En ce moment, je suis en pleine réflexion sur mon agenda et je me suis dit que ça vous intéressait peut-être que je fasse un rappel sur la manière dont j’organise mon temps. Pour cela, j’ai une technique (que je n’ai pas inventée, hein) et qui fonctionne plutôt bien : les blocs de temps. C’est notamment très utile lorsqu’on a plusieurs occupations (comme un emploi et l’écriture d’un livre, par exemple, voyez ? 😏).

Les blocs de temps ou time-blocking, c’est quoi ?

Organiser son temps en blocs consiste à programmer dans son agenda des créneaux consacrés à une tâche précise. Quand je dis « tâche », c’est au sens large : ça peut être du travail, comme de la lecture ou la séance de sport🎽.

Cette méthode est particulièrement efficace pour ceux qui ont tendance à travailler au coup par coup et qui passent d’une tâche à une autre à la moindre sollicitation ☎. Je connais des gens qui fonctionnent comme ça et pour qui ça marche, mais c’est quand même assez épuisant et ça nécessite d’être un minimum structuré dans sa tête.

Le time-blocking s’apparente au batching (désolée pour les termes anglais, mais ce sont des notions anglo-saxonnes à la base😬). To batch, en anglais, ça veut dire « traiter par lot » : ça consiste donc à regrouper plusieurs tâches similaires ensemble afin de s’en occuper au même moment. Là aussi, on favorise la concentration et l’efficacité, puisqu’on met en place une sorte d’automatisme.

Par exemple, au lieu de rédiger vos posts instagram chaque jour, vous consacrez deux heures une fois par semaine pour préparer tous vos contenus de la semaine suivante. Vous pouvez les programmer ou les poster chaque jour ensuite. Personnellement, c’est ce que je fais : je prépare tous mes posts Insta et LinkedIn le mercredi après-midi dans ClickUp (textes et visuels) et je les poste chaque matin manuellement pour démarrer ma journée.

Le batching fonctionne pour un tas d’autres domaines : le plus connu est la cuisine 👨‍🍳et consiste à préparer tous ses repas de la semaine le dimanche.

Les blocs de temps, à quoi ça sert ?

Les avantages du time blocking sont multiples :

• On gagne en efficacité ✔, car un travail qu’on effectue d’un coup demande moins d’énergie que si on s’y met plusieurs fois.
• La concentration est meilleure 🤓: quand je suis dans un créneau de rédaction client, je ne consulte pas mes mails, ni les réseaux, je ne réponds pas au téléphone.
• On simplifie l’organisation, car on sait dès le début de la journée (et même de la semaine) ce qu’on va faire et à quel moment. Personnellement, je trouve ça super confortable😎.
• On prend conscience du temps passé sur certaines tâches⏱. Bloquer son temps est un outil visuel : dans mon agenda, je sais quand j’ai du temps libre ou pas. Je visualise en un clin d’œil ma charge de travail, ce qui me permet par exemple d’accepter ou non une nouvelle commande… ou une invitation impromptue.

Car les blocs de temps ne sont pas un carcan, au contraire 🔧! Le super avantage des blocs de temps, c’est que ça rend mon agenda super flexible. Mercredi matin, par exemple, j’avais prévu d’aller chez la coiffeuse💇‍♀️, j’ai donc décalé ma rédaction client à la fin d’après-midi. Il suffit de bouger les blocs et de les replacer pour réorganiser son agenda en un clin d’oeil !

Comment faire concrètement pour utiliser les blocs de temps ?

Mettre en place une organisation basée sur les blocs de temps n’est pas compliqué. Voici les étapes que vous pouvez suivre :

1. Identifiez vos occupations ou vos tâches et quantifiez le temps qu’elles représentent. Si vous ne savez pas, faites une estimation, vous ajusterez en fonction de la pratique (au début, j’avais prévu 1h pour mes posts de réseaux sociaux, je suis passée à 2h après quelques semaines).
2. Évaluez aussi les contraintes et obligations incompressibles (pour moi c’est par exemple le déjeuner entre 12h et 13h30 avec mon conjoint 😄, mais ça peut être la sortie de l’école ou la séance de sport).
3. Connaissez votre rythme et vos phases d’énergie. Moi, je suis plus productive le matin, mais plus créative et moins énergique l’après-midi : inutile de prévoir de la rédaction client après 16h par exemple. Par contre c’est le moment idéal pour écrire mes romans.
4. Placez dans votre agenda les blocs de temps. Par exemple, j’ai bloqué des séances de marche de 13h30 à 16h30 tous les lundis, mardis et jeudis (je les fais sauter si nécessaire, hein !). J’ai aussi un créneau Facturation/Administratif chaque mois le lundi de 16h30 à 18h30. Les commandes clients prennent toutes place le matin.
5. Laissez de la marge pour les imprévus. Il y aura toujours une tâche qui vous prendra plus de temps que prévu ou une urgence qui bouleversera votre planning. Plus vous avez du temps libre pour absorber ces imprévus, mieux c’est. Il faut aussi être flexible, car sinon vous allez perdre les bénéfices du time-blocking.

L’exemple de mon agenda

La théorie

Globalement, mon agenda se découpe en quatre grandes familles d’occupations :

• la rédaction d’articles pour mes clients, en fonction des commandes, y compris les réponses aux mails tous les matins du lundi au vendredi ;
• l’activité sportive (pour moi, c’est de la randonnée) 3 fois par semaine de 13h30 à 16h ;
• le travail sur mon activité, incluant les tâches administratives, la formation, la production de contenus pour les réseaux et le blog… entre 16h30 et 18h30 du lundi au vendredi
• l’écriture de mes romans deux fois par semaine de 13h30 à 16h.

J’ai réservé la fin d’après-midi du vendredi pour les imprévus ou… ne rien faire 😊 si je suis à jour. Et, bien entendu, les créneaux de marche peuvent aussi sauter en fonction des urgences (comme aujourd’hui !). Le créneau du début de matinée (Réseaux/mails) est un peu ma mise en route : en buvant mon café, je traite mes mails urgents et je poste mon contenu du jour sur le réseau correspondant.

Si vous êtes sur ce blog depuis un moment, vous verrez que mon organisation a évolué depuis l’année dernière. En fait, un emploi du temps est voué à bouger et à s’adapter constamment aux besoins. C’est d’ailleurs le gros avantage du time blocking.

La pratique 😁

L’emploi du temps ci-dessus est la théorie. En pratique, mon agenda est beaucoup moins « blindé » (quoique…). Concrètement, voilà ce que ça donne par exemple pour la semaine prochaine.

Cet agenda est réalisé avec ClickUp, mon outil d’organisation chouchou. Les commandes clients apparaissent directement dans l’agenda lorsque je leur affecte un créneau et j’utilise les mêmes tâches pour la facturation et le portfolio (voir ici).

J’ai découvert la méthode des blocs de temps grâce à un article de Matthieu Desroches dont j’ai déjà parlé. Si la gestion du temps et l’organisation de votre agenda est un calvaire pour vous, je vous propose de suivre son cours gratuit Gestion du temps 101 (lien affilié). Il y évoque notamment les blocs de temps, mais aussi d’autres techniques pour reprendre le contrôle de votre agenda. Et vous, est-ce que vous connaissiez le time-blocking ? Vous l’utilisez ?